Wenn ein Mieter die Miete nicht oder nicht vollständig zahlt, müssen Vermieter handeln — aber richtig. Ein professionell formuliertes Mahnschreiben ist oft der erste Schritt aus der Sackgasse. Dieser Ratgeber erklärt, wann, wie und in welcher Form gemahnt wird.

Ab wann ist eine Mahnung nötig?

Laut § 286 BGB gerät ein Mieter automatisch in Verzug, wenn die Miete zum vereinbarten Fälligkeitsdatum nicht eingegangen ist — ohne dass eine gesonderte Mahnung nötig wäre. Dennoch ist ein schriftliches Mahnschreiben aus mehreren Gründen sinnvoll:

  • Es dokumentiert den Zahlungsverzug für mögliche spätere Rechtsschritte.
  • Es gibt dem Mieter eine klare Frist und zeigt, dass Sie die Situation ernst nehmen.
  • Es ist Voraussetzung für eine außerordentliche Kündigung wegen wiederholter Mietrückstände.
  • Es wahrt die Verhältnismäßigkeit — viele Fälle lassen sich so bereits klären.

Praxistipp: Mahnen Sie frühzeitig — spätestens 10–14 Tage nach Fälligkeit — um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Die drei Mahnstufen im Überblick

In der Praxis hat sich ein gestuftes Vorgehen bewährt. Ein strengerer Ton signalisiert dem Mieter, dass Sie die Situation ernst nehmen.

Erste Mahnung: Freundliche Erinnerung

Ton: sachlich, nicht vorwurfsvoll. Ziel ist, einen möglichen Irrtum oder eine Bankunregelmäßigkeit anzusprechen und eine erste Zahlungsfrist zu setzen.

  • Zahlungsfrist: 7–10 Tage
  • Noch keine Androhung von Konsequenzen nötig

Zweite Mahnung: Deutlichere Sprache

Ton: bestimmt. Erinnern Sie erneut an den Rückstand und kündigen Sie Konsequenzen an (z. B. außergerichtliche Maßnahmen, Mahngebühren sofern vertraglich vereinbart).

  • Zahlungsfrist: weitere 7 Tage
  • Verzugszinsen können geltend gemacht werden (§ 288 BGB: 5 % über Basiszinssatz)

Dritte Mahnung / Letzte Frist

Ton: klar und unmissverständlich. Setzen Sie eine letzte Frist und benennen Sie explizit die nächsten Schritte (Rechtsanwalt, Mahnbescheid, ggf. Kündigung). Diese Stufe ist rechtlich relevant, wenn Sie später eine außerordentliche Kündigung aussprechen wollen.

Was muss ein Mahnschreiben enthalten?

Ein rechtssicheres Mahnschreiben sollte folgende Punkte enthalten:

  • Vollständige Absenderadresse (Vermieter) und Empfängeradresse (Mieter)
  • Datum der Mahnung
  • Betreffzeile: Mietvertrag, Mietobjekt und Zeitraum
  • Genaue Bezeichnung des ausstehenden Betrags (Kaltmiete, Nebenkosten, Gesamtsumme)
  • Fälligkeitsdatum der nicht gezahlten Miete
  • Klare Zahlungsfrist (Datum)
  • Bankverbindung
  • Konsequenzen bei Nichtzahlung (ab zweiter Mahnung)
  • Unterschrift

Muster: Erste Mahnung (Vorlage)

[Ihr Name / Ihre Adresse]
[PLZ Ort]
[Datum]


[Name Mieter]
[Anschrift Mieter]


Betreff: Mietrückstand – Mietverhältnis [Adresse Mietobjekt]


Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name],


unsere Unterlagen zeigen, dass die Miete für [Monat/Jahr] in Höhe von [Betrag] € bis heute nicht auf unserem Konto eingegangen ist. Fälligkeitsdatum war der [Datum].


Möglicherweise handelt es sich um ein Versehen oder eine Bankunregelmäßigkeit. Wir bitten Sie daher, den ausstehenden Betrag bis spätestens [Datum + 10 Tage] auf folgendes Konto zu überweisen:


Kontoinhaber: [Name]
IBAN: DE XX XXXX XXXX XXXX XXXX XX
BIC: XXXXXXXX


Sollte die Zahlung bereits veranlasst sein, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.


Mit freundlichen Grüßen,
[Ihre Unterschrift]

Zustellung: Per Einschreiben oder persönlich

Für die Rechtssicherheit ist der Nachweis des Zugangs entscheidend — insbesondere wenn Sie bei einer dritten Mahnung eine Kündigung des Mietverhältnisses in Betracht ziehen. Empfehlenswert:

  • Einschreiben mit Rückschein: Der Rückschein ist Ihr Nachweis, dass das Schreiben zugestellt wurde.
  • Persönliche Übergabe: Lassen Sie sich den Empfang schriftlich bestätigen.
  • Übergabe durch Zeugen: Zwei Zeugen können die Zustellung bestätigen.

Eine E-Mail gilt rechtlich nur als zugegangen, wenn der Empfänger sie ausdrücklich bestätigt hat.

Verzugszinsen geltend machen

Ab dem Zeitpunkt des Verzugs können Sie gesetzliche Verzugszinsen verlangen (§ 288 BGB). Der aktuelle Zinssatz beträgt 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Diese Zinsen sollten spätestens in der zweiten Mahnung erwähnt werden.

Achtung: Mahngebühren dürfen nur verlangt werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.

Wann ist eine Kündigung möglich?

Eine außerordentliche (fristlose) Kündigung ist möglich, wenn der Mieter:

  • mit zwei aufeinanderfolgenden Monatsmieten vollständig in Rückstand ist, oder
  • über einen Zeitraum von mehr als zwei Monaten Rückstände in Höhe von zwei Monatsmieten angesammelt hat.

Eine Kündigung ist ein schwerwiegender Rechtsschritt — lassen Sie sich im Zweifel anwaltlich beraten. Voraussetzung ist in der Regel, dass Sie zuvor schriftlich gemahnt haben.

Fazit: Professionell mahnen, Beziehung wahren

Ein sachliches, gut dokumentiertes Mahnschreiben zeigt dem Mieter, dass Sie die Situation ernst nehmen — ohne die Beziehung unnötig zu belasten. In den meisten Fällen klären sich Zahlungsrückstände durch eine freundliche erste Erinnerung. Erst wenn der Mieter nicht reagiert, sollten Sie die Tonlage anpassen und konsequent weiter vorgehen.

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